IRPF de expatriados: prazos e riscos de retenção na malha fina

O encerramento do prazo de entrega do Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF) costuma trazer uma sensação de dever cumprido. Mas, para empresas que lidam com colaboradores expatriados, essa tranquilidade pode ser ilusória. A retenção de declarações na chamada “malha fina” é um risco real, capaz de gerar impactos que vão muito além da esfera pessoal do funcionário.

O que significa cair na malha fina

A malha fina é o processo automático da Receita Federal de cruzamento de informações prestadas na declaração com dados enviados por fontes pagadoras, instituições financeiras, planos de saúde e cartórios.

No caso dos expatriados, esse procedimento pode apontar inconsistências relacionadas a:

• Folha de pagamento internacional, com remunerações pagas dentro e fora do Brasil;

• Benefícios corporativos, como moradia, escola ou ajuda de custo;

• Declaração de rendimentos em diferentes jurisdições, em função de acordos de bitributação ou regimes locais.

  
  

Por que isso importa para as empresas

Quando um colaborador expatriado tem sua declaração retida, o impacto não se limita à sua vida pessoal. Essa situação pode gerar insegurança trabalhista, especialmente se o problema envolver verbas de folha ou benefícios reportados de forma incorreta, além de expor a empresa a questionamentos fiscais e riscos de autuação. Também há o reflexo na imagem corporativa, já que falhas nesse suporte reduzem a confiança e podem comprometer a experiência internacional do profissional.

Em um mercado globalizado, a experiência fiscal dos expatriados influencia diretamente a atratividade e a retenção de talentos internacionais. Por isso, a gestão dessas obrigações não deve ser tratada apenas como uma responsabilidade individual do colaborador, mas como parte da política de mobilidade global responsável adotada pela empresa.

IRPF : Como reduzir riscos

Algumas práticas ajudam a blindar empresas contra esse cenário:

• Mapear benefícios concedidos a expatriados, documentando cada item de forma clara para efeitos de declaração;

• Alinhar dados da folha internacional com a contabilidade local, evitando divergências de reporte;

• Orientar colaboradores sobre prazos e obrigações específicas, como retenções no Brasil e no país de destino;

• Monitorar acordos de bitributação, entendendo como cada rendimento deve ser declarado para não gerar tributação em duplicidade.

  
  

Adotar essa postura preventiva é proteger a empresa contra passivos fiscais e preservar a integridade da política de mobilidade global. O IRPF pode ser uma obrigação individual, mas quando envolve expatriados, ele se transforma em uma responsabilidade corporativa, exigindo visão integrada entre RH, folha e tributário para garantir consistência e conformidade em todas as etapas.

A Atlantic atua na interseção entre compliance tributário e mobilidade global, apoiando empresas na estruturação de políticas fiscais para expatriados, no alinhamento entre folha internacional e contabilidade local e na mitigação de riscos junto à Receita Federal.

Se sua empresa lida com colaboradores internacionais e busca reduzir a exposição a riscos fiscais, entre em contato com a Atlantic e entenda como podemos apoiar sua operação.